Qu’est-ce qui se cache derrière la dématérialisation des factures clients

La solution de la facturation électronique permet à la gestion d’entreprise de tirer le meilleur parti possible du processus. Aussi, la dématérialisation des documents offre l’épanouissement optimal de système d’information. L’automatisation de la conservation des documents permet de collecter, traiter, stocker et d’émettre la facture électronique.

Les bénéfices de la dématérialisation des factures

La dématérialisation consiste à numériser tous les documents de la collectivité locale et de le conserver dans l’archivage de la commune. Par ailleurs, l’archivage permet de gagner un peu d’espace. De plus, la digitalisation des documents constitue une réduction des coûts aussi une simplification des vérifications des données. De cela, l’utilisation des documents sous format papier est diminuée. Cependant, selon la loi macron, les entreprises peuvent créer une facture papier pour prévenir les fraudes. C’est-à-dire, il ne faut pas supprimer totalement les supports papier. En effet, la numérisation doit être faite pour la conservation électronique.

Ensuite, la transformation des factures en numérique compose un gain de productivité. L’utilisation de la voie électronique pour l’échange d’informations favorise le gain de temps pour l’impression et la photocopie. En outre, la numérisation d’un support papier amène à l’utilisation des solutions de Ged afin d’opérer l’archivage électronique. Et, la conservation des documents permet aux utilisateurs d’avoir accès direct à l’information et d’effectuer une modification si besoin. Cela fournit une capacité considérable à suivre l’évolution des processus de négociation aussi la traçabilité des documents.

Avantages de la dématérialisation des factures

Ainsi, les premiers avantages de la dématérialisation des factures se trouvent dans le domaine logistique. Archiver électroniquement les factures offre une possibilité de mieux gérer la traçabilité des données. C’est aussi une meilleure solution pour sécuriser les informations. Lorsque la facture électronique est passée à l’échange d’informations par voie électronique, le double de cette facture doit être stocké dans l’archivage. De cette manière, l’exemplaire doit porter la signature électronique identique à la facture originale. Cela concerne obligatoirement la facture structurée. C’est-à-dire, cette facture doit se soumettre à l’échange de documents informatisés ou Edi et respecter le format XML. Cela est indispensable puisque la facture peut subir des modifications durant le processus de traitement d’achat.

D’ailleurs, pour la facture non structurée, elle doit être sous format PDF. Donc, comme les informations sont non modifiables, la facture PDF doit être authentifiée par la signature numérique. Et, pour la sécurisation des données, il faut que les clients adoptent l’archivage électronique. Ces processus sont de l’initiative de l’administration fiscale.

Les freins à la dématérialisation des factures

Les avantages de la dématérialisation ne veulent pas dire qu’elle n’apporte pas des freins. D’abord, certaines factures doivent être passées à l’impression pour l’application des cachets.

Aussi, l’utilisation des stockages électroniques expose les informations aux fraudes et virus. De même, les piratages des données informatisées qui se multiplient dans les réseaux publics peuvent produire une fuite de documents confidentiels. Tout cela entraîne l’insécurité des informations numériques. De plus, si la voie électronique permet d’accélérer les processus métiers, le non-accès au réseau numérique bloque le déroulement de la négociation. De plus, la dématérialisation ne peut pas se réaliser sans les outils informatiques, tels que le scanneur pour la numérisation, l’ordinateur pour la LAD et RAD, des disques durs pour le stockage électronique et enfin un réseau Internet pour l’échange des informations numériques. Cependant, la facture papier peut se créer toujours avec une imprimante et un ordinateur, même qu’il n’y a pas de réseau de communication.

Plus d'articles de Tous Des Menteurs

Bonus 2018 :qu’est-ce que cela change pour les véhicules électriques et hybrides rechargeables?

Le projet de loi de finances pour 2018 annonce une nouvelle règlementation...
Lire la suite