La dématérialisation de documents et de factures est-elle réellement utile ?

La dématérialisation de documents et de factures touche actuellement plusieurs domaines : industrie, finance, agroalimentaire, commerce, télécommunication, santé… Elle s’incruste même dans les maisons. Pour les entreprises, elle constitue un sérieux atout, à condition d’exploiter de long en large toutes les possibilités qu’elle offre. Comme tout processus, la dématérialisation présente des avantages et des inconvénients. Il est de ce fait normal de se demander si un tel investissement en vaut la peine.

Les avantages de la dématérialisation

Il faut savoir que tous les supports papier, notamment les contrats, les factures, les bons de commande, les rapports et les fiches de paie, peuvent être transformés en des fichiers numériques. Une comparaison rapide entre les dépenses minimums occasionnées par les travaux d’impression et de photocopie et celles de la numérisation permet de déterminer avec certitude que la dématérialisation de documents et de factures s’apparente à une réduction des coûts. La preuve, certaines entreprises sont parvenues à réaliser des économies s’élevant à plus d’un milliard par an.

En quelques années seulement, la dématérialisation a su s’imposer comme étant la solution de stockage par excellence. Dans sa version numérique, un document peut être stocké sur un disque dur externe, un ordinateur portable, un serveur privé, une carte mémoire ou autres supports. Ainsi, l’échange se fait rapidement et en toute simplicité. La dématérialisation se conjugue donc avec gain de temps. Mieux encore, elle permet de booster la productivité de l’entreprise, mais aussi d’améliorer son empreinte écologique. Elle contribue activement à l’efficacité de tous les processus métier. Par contre, une fois le projet lancé, il faudra prévoir des sessions de formation. Il est important que le personnel se familiarise avec cette nouvelle solution de gestion.

Quels en sont les inconvénients ?

Quand bien même la dématérialisation de documents et de factures minimiserait les dépenses des entreprises, il faut savoir que l’élimination totale du papier est un quasi impossible. Dans certains cas, il est nécessaire que les contrats et les bons de commande soient imprimés. De nos jours, il existe aussi des prestataires qui sont restés fidèles à la pratique traditionnelle. Vous aurez beau leur expliquer tous les bienfaits de la dématérialisation, ils resteront convaincus que les supports papier sont plus fiables. Quoi qu’il en soit, la sécurisation et la conservation de données constituent les principaux freins. Même les plus méticuleux ne seront pas à l’abri des risques de perte de données et de piratage. Il se peut également que les supports de stockage soient infectés par des virus. En ce qui concerne les services en ligne et les serveurs, les problèmes de connexion sont imprévisibles. L’accès aux documents ne sera donc pas garanti à 100 % en tout temps.

La dématérialisation est-elle réellement utile ?

La dématérialisation de documents et de factures se présente comme la meilleure alternative pour les entreprises qui se veulent plus performantes, plus productives et plus compétitives. En revanche, il est indispensable de mettre en place des solutions visant à sécuriser les systèmes d’information. Il en est de même pour les mails.

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