La dématérialisation est de plus en plus encourue par les entreprises de toutes tailles et de divers secteurs d’activité. Pour rappel, la dématérialisation permet de digitaliser tous les documents papier et de les transformer en fichiers numériques. Avant de se lancer, voici tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation.
Pourquoi opter pour la dématérialisation de documents ?
La dématérialisation s’applique à tous les documents de l’entreprise. Elle permet de numériser tous les types de documents (contrats, bons de commande, factures) et de les stocker sur un ordinateur, un disque dur ou tout autre support. Le stockage est d’ailleurs l’un de ses principaux avantages, car les fichiers numériques requièrent peu de place, il suffit d’avoir un serveur performant et le tour est joué. La mise en œuvre de ce type de dispositif est aisée grâce à l’utilisation des logiciels dédiés et autres outils tels que le vidéocodage.
Qui dit numérisation de fichiers dits également baisse des coûts de traitement des documents internes tels que le coût du papier, des enveloppes, des timbres et du transport. La dématérialisation des documents est par ailleurs pratique et économique, car les traitements classiques des documents tels que l’impression, la photocopie ou le scan ne sont plus utiles. Elle permet également de fluidifier les échanges avec les collaborateurs puisque les données transitent via le réseau. Enfin, grâce à la dématérialisation, l’accès aux informations est simplifié vu que toutes les données sont à portée de clic.
Quels sont les freins à la dématérialisation de documents ?
Même si les avantages de la dématérialisation sont nombreux, il reste qu’il y a certains freins à sa mise en place. Même si l’ensemble des documents est numérisé, il n’est pas rare que certains documents doivent être tout de même imprimés, ce qui fait que l’élimination totale du papier n’est pas forcément évidente. En ce qui concerne le stockage des documents numériques, il faudra investir dans des supports plus conséquents, ce qui peut se révéler assez onéreux. Par ailleurs, plus de stockage signifie l’utilisation de plus de serveurs et de plus d’ordinateurs, ce qui fait que la consommation électrique peut très vite monter en flèche.
Le risque de perte de données, de fraudes, de vols et de virus n’est pas non plus à écarter et il se peut que les services en ligne soient en proie à des problèmes de connexion, ce qui augmente les risques de perte de données. Si la réduction du papier dans les processus de traitement de documents participe à réduire l’impact écologique de l’entreprise, il reste que l’utilisation d’ordinateurs et d’écrans n’est pas toujours des plus écologiques. Enfin, si les collaborateurs n’utilisent pas le même dispositif alors, il se peut que cela nuise aux échanges.
La dématérialisation est-elle vraiment utile ?
Malgré les certains inconvénients, la dématérialisation de documents reste tout de même avantageuse pour les entreprises désireuses d’optimiser leur processus de facturation et le stockage de leurs documents. En plus de participer à l’amélioration des échanges entre l’entreprise et ses collaborateurs, la dématérialisation permet de réduire les coûts de traitement des documents internes et externes. Bref, elle est incontournable sur bien de points.
